فرایند ثبت شرکتها در منطقه آزاد ارس

• ابتدا در سایت My.freezones.ir برای ثبت نام شرکت اقدام مینمایند و سپس پس بعد از واریز هزینه و تکمیل اسامی پیشنهادی متقاضی فرم را از طریق سامانه به اداره ثبت ارسال میکند و اداره ثبت شرکتها نامهای پیشنهادی را به اداره ثبت شرکتهای مرکز برای تایید ارسال میکند و پس از تایید اداره ثبت شرکتهای تهران نام تایید شده با کد رهگیری به متقاضی اعلام میگردد.
• سپس بعد از تایید نام نسبت به صدور مجوز موضوع فعالیت و پرداخت هزینه ها اقدام به ثبت اساسنامه و صورت جلسات و بعد از تکمیل آنها مدارک بصورت فیزیکی به اداره ثبت شرکتها ارائه میگردد.
• بعد از ارائه مدارک به اداره ثبت، پرونده جهت بررسی و ثبت به کارشناس ارجاع داده میشود و بعد از بررسی نسبت به ثبت و تخصیص شماره ثبت و صدور شناسه ملی از طریق سامانه شناسه ملی اقدام میگردد.
• بعد از اختصاص شناسه ملی نسبت به صدور آگهی تاسیس و پلمپ دفاتر اقدام و پرونده بعد از تکمیل و متقاضی نسبت به امضاء ذیل دفاتر به اداره ثبت مراجعه و بعد از امضاء دفاتر و مدارک بعد از امضاء و مهر به متقاضی ارائه میگردد.
• متقاضی بعد از تحویل مدارک نسبت به ارسال آگهی به روزنامه رسمی اقدام میکند.

سرمایه گذار قبل از مراجعه به ثبت شرکتها باید مجوز لازم برای فعالیت مورد نظر را از قسمت مربوطه اخذ نماید. قسمت ثبت شرکتها باید در خصوص مجوز کنترلهای زیر را اعمال نماید .

• انطباق مجوز صادره با موضوع فعالیت
• موضوع شرکت یا مجوز مربوطه ارتباطی با سایر وزارتخانه ها یا سازمانهای دولتی دیگری داشته باشد باید از قسمت مربوطه اقدام گردد
• عدم انقضاء مهلت مجوز
• برای جلوگیری از اختلافات آتی بین شرکا مدنی بهتر آن است که مجوز صادر شده بنام شرکت باشد که برای این کار می توان نام شرکت در شرف تاسیس را تائید و به نام همان شرکت مجوز را صادر نمود

مراجعه سرمایه گذار به قسمت ثبت شرکتها و دادن اطلاعات لازم در زمینه اعلام مدارک لازم جهت ثبت شرکت ها و مقدار حق الثبت به سرمایه گذار ار طرق قانون(حضوری -بروشور و....) به سرمایه گذار که این اطلاعات طبق قانون تجارت و قوانین و مقررات مناطق آزاد تجاری صنعتی انجام می گردد

• در تقاضای تعیین نام سرمایه گذار فقط میتواند از اسامی ایرانی استفاده نماید
• تقاضانامه تعیین نام توسط سرمایه گذار تکمیل و به قسمت ثبت شرکتها ارائه میگردد
• اسامی پیشنهادی چه به زبان فارسی و چه خارجی باید مخالف شئونات اسلامی و عرف نباشد
• دارای معنا و مفهوم باشد
• باید به نوع شرکت قبل از نام و یا بعد از نام شرکت اشاره کند
• طبق ماده 20قانون تجارت شرکتهای تجاری 7 نوع میباشند که به غیر از چند نوع از این 7 شرکت نباید اسم شرکت متضمن نام هیچ یک از شرکا باشد
• برای جلوگیری از تشابه اسمی (چه در داخل یا خارج از محدوده منطقه آزاد )پسوند ارس به نام شرکت افزوده خواهد شد
• بعد از تائید اسم تجاری دیگر هیچ شخص حقیقی و حقوقی نمیتواند این نام را و لو اینکه با نام خانوادگی وی یکی باشد انتخاب نماید
• اعتبار نام تعیین شده از تاریخ صدور به مدت 3 ماه میباشد بعد از انقضاء مهلت مذکور استعلام مجدد ضروری است
• رئیس ثبت شرکتها مربوط بعد از حصول اطمینان از تک تک بندهای بالا اسم تجاری را تائید و پاراف می نماید

بعد از تائید نام تجاری و ارائه مجوز صادر شده به واحد ثبت شرکتها مراحل بعدی اقدام خواهد شد

• فرم تعیین نام تائید شده از سوی واحد ثبتی منطقه
• شرکتنامه یا اظهارنامه و اساسنامه تنظیم شده که به تصویب و امضاء کلیه شرکاء و موسسین شرکت رسیده است (در دو نسخه )
• صورتجلسه مجمع عمومی موسسین و هیات مدیره شرکت (هر یک در دو نسخه)
• مصوبه هیات مدیره مبنی بر مشارکت و سرمایه گذاری در شرکت در شرف تاسیس که در آن میزان و درصد سرمایه گذاری (سهام -سهم الشرکه ) مشخص شده و نماینده ای را جهت حضور در کلیه مجامع و هیات مدیره معرفی نموده و به امضاء اشخاص مجاز رسیده باشد و به مهر شرکت یا موسسه هم ممهور گردیده باشد
• گواهی ثبت شرکت یا موسسه خارجی که از سوی مرجع ثبتی کشور متبوع صادر شده باشد
• رونوشت اساسنامه مصدق شرکت یا موسسه خارجی
• مراتب صورتجلسه هیات مدیره و گواهی ثبت باید به تصدیق مقامات صلاحیتدار که امضاء و مهر در آنجا واقع شده است رسیده و به تائید سفارت و در نهایت به تصدیق وزارت امور خارجه جمهوری اسلامی ایران برسد
• کلیه مدارک مذکور باید توسط مترجم رسمی به زبان فارسی ترجمه گردد
• ارائه گواهی بانکی از یکی از بانکهای مستقر در منطقه مبنی بر تودیع حداقل 35% سرمایه شرکت

• حقوق ثبتی طبق مصوبات هیات مدیره از سرمایه گذار اخذ شده و مراتب فیش واریزی در طی فرم مالی به امور مالی سازمان ابلاغ میگردد.
• شماره دبیرخانه به فرم تعیین نام اسم تجاری اختصاص می یابد

• بررسی مدارک ثبتی ارائه شده و اعلام نواقص به سرمایه گذار
• شرکت از کدام یک از انواع شرکتها است
• شرکتنامه و اظهارنامه تکمیل و ارائه شده توسط موسسین مخصوص ثبت نوع شرکت مورد نظرمیباشد
• مرکز شرکت در کجاست که باید در محدوده منطقه آزاد ارس باشد
• اسامی شرکاء و موسسین و میزان سرمایه هر یک از شرکاء
• جمع سهم الشرکه شرکاء معادل کل سرمایه شرکت
• نام خانوادگی شرکاء با اسم انتخاب شده مغایر با ماده 95 قانون تجارت که این مورد نیز در قسمت تائید نام تجاری بررسی گردیده است میباشد
• مشخص نمودن سرمایه نقدی و غیر نقدی
  

  اگر سرمايه شركت به صورت غير نقدي باشد ماشين آلات ، كارخانجات و زمين ... چون در هنگام تغيير سند ماليكت به نام شركت انجام خواهد گرفت تمام استعلامات از طريق اداره جات زير بط در رابطه با بدهي (از قبيل دارايي ـ شهرداري ـ تامين اجتماعي ـ آب ـ برق ـ گاز و ...) انجام خواهد شد پس به اداره ثبت شركتها هيچ مسئوليتي نخواهد داشت اما در رابطه با دانش فني بسته به توافق طرفين دارد.

  چون در ثبت شركت با مسئوليت محدود سرمايه غير نقدي توافقي بين شركاء مي باشد ( طي صورتجلسه ای)در صورت به توافق نرسيدن ارزيابي توسط كارشناس رسمي دادگستري انجام خواهد شد ولی در شرکتهای سهامی خاص ارزیابی سرمایه غیر نقدی فقط با نظر کارشناس رسمی دادگستری صورت میگیرد.

• اسامي مدير مديران و اشخاصي كه حق امضاء دارند در شركتنامه با مسئوليت محدود و اظهارنامه سهامی خاص درج شده است .با اولين صورتجلسه مؤسسين و شركاء تطبيق داده مي شود .
• كنترل نحوه تقسيم سود .
• كنترل بموقع رسيدگي حسابهاي شركت
• رعايت ماده 114 قانون تجارت در مورد انحلال شركت
• تاريخ تشكيل شركت و تعيين مدت آن
• كنترل امضاء كليه شركاء/سهامداران در ذيل اوراق شركتنامه یا اظهارنامه
• بررسي اساسنامه و كنترل آن و تطبيق اساسنامه با شركتنامه یا اظهارنامه
• وظايف مجمع عمومي عادي شركت و وظايف مجمع عمومي فوق العاده وهيات مديره درج شده در اساسنامه با قانون تجارت مواد 94 الي 115 تطبيق داده مي شود .
• اخذ كارت شناسايي متقاضي يا گذر نامه براي اتباع خارجي
• تطبيق كارت با مشخصات مندرج در شركتنامه یا اظهارنامه
• احراز هويت متقاضيان
• در صورتي كه توسط وكيل اين كارها انجام مي گيرد ارائه وكالتنامه وكيل كه بايد در وكالتنامه صريحا قيد شود كه براي چه كاري مراجعه شود
• اخذ امضاء متقاضي در ذيل دفتر ثبت
• تصديق متقاضيان تحت عنوان ثبت با سند برابر است .

تهيه پيش نويس آگهي تاسيس

در پيش نويس آگهي تاسيس خلاصه اي از شركتنامه یا اظهارنامه و اساسنامه بايستي قيد شود كه عبارت است از موضوع شركت ـ مركز اصلي ـ ميزان سرمايه ـ مدت اعتبار شركت و مديران و دارندگان حق امضاء تاريخ تاسيس و شماره ثبتي شركت نيز ذكر گردد.

ثبت اظهارنامه یا شرکتنامه اشخاص حقيقي در دفتر ثبت

• ـ در نوشتن دفتر از قلم واحد استفاده شود از خط خوردگي و تراشيدگي و حك كردن و همچنين جاي سفيد گذاشتن بيش از آنكه در دفتر نويسي معمول است و در حاشيه و بين نوشتن ممنوع است
• اگر در حین نوشتن دفتر ثبتی اشتباهی رخ دهد بالای همان اشتباه با خودکار قرمز شماره گذاری گردد و در قسمت توضیحات مراتب صحیح نوشته شود و مراتب به تائید نماینده شخص حقوقی برسد
• انتهای هر جمله با علامت ضربدر بسته می شود

درج نام تجاری تائید شده در دفتر مربوطه

برای جلوگیری از تشابه اسمی و کنترل سوابق اسامی ثبت شده اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی را در دفتر مخصوص که درواحد ثبت تهیه شده درج میگردد

اختصاص شماره دبیرخانه به اظهارنامه پلمپ دفاتر

• تطبیق تعداد صفحات هر دفتر با موارد اظهاری در فرم اظهارنامه پلمپ دفاترتجاری
• ممهور نمودن صفحه اول و آخر هر دفتر و تکمیل مشخصات مذکور اقدام گردد

ثبت اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری در دفتر مربوطه

ارائه یک نسخه ممهور شده مدارک ثبتی و آگهی تاسیس به سرمایه گذار

ارسال یک نسخه از آگهی تاسیس به معاونت صادر کننده مجوز

ارسال آگهی تاسیس شرکت به روزنامه رسمی و محلی